CÁCH TRỘN MỘT LÁ THƯ (MAIL MERGE) TRONG WORL 2016

            Bạn cần in hoặc gửi một loạt mẫu văn bản cố định (giấy mời, thông báo, thư cảm ơn...) trong Word 2016 cho nhiều người mà chưa biết cách xử lý và thực hiện như thế nào thì tham khảo ngay hướng dẫn Trộn thư trong Word được viết trong bài thủ thuật dưới đây.

            Trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) là một tính năng rất hữu ích mà Microsoft cũng cấp cho người dùng. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi áp dụng tính năng trộn thư trong word đúng lúc, đúng nơi, đúng chỗ. Khi bạn cần gửi một mẫu văn bản cố định cho nhiều người, thay vì bạn phải viết, nhập nội dung cho mỗi trang gửi cho một người thì bạn chỉ cần soạn một mẫu cố định cùng với danh sách người nhận rồi sử dụng tính năng Mail Merge trên Word là sẽ thành công.

* Các Bước Cần Chuẩn Bị:

    - Máy tính cài sẵn chương trình Word 2016.

    - Các bạn cần có 2 tập tin files tạo trước:

+ một files word; ví dụ: la-thu-mail.docx

+ một file Excel là danh sách mời họp; ví dụ: data-la-thu-mail.xlsx

Bước 1: Mở văn bản la-thu-mail.docx lên, nhấn vào tab Mailings ->Start Mail Merge -> chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để mở các bước thực hiện Mail Merge.

Bước 2: Chọn kiểu cần trộn văn bản Word, ví dụ ở đây là files word la-thu-mail.docx nên bạn chọn Letters -> tiếp theo, bạn chọn Next: Starting document.

Bước 3: Tại đây bạn chọn văn bản bắt đầu để trộn thư. Do ngay từ đầu bạn đã mở văn bản Word la-thu-mail.docx cần trộn nên bạn chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại) -> tiếp theo chọn Next: Select recipients:

Bước 4: Đến bước này bạn cần tìm đến files excel data-la-thu-mail.xlsx thêm danh sách tên họ tên, ngày sinh, nơi sinh, …. để Word tự động thêm các thông tin vào file word la-thu-mail.docx. Nếu chưa có thì các bạn chọn Type a new list để tạo mới:

        Nếu bạn đã có danh sách thông tin trong file Excel thì bạn chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn) -> tiếp theo chọn Browse để mở đến file có sẵn đó (ở đây là file Excel data-la-thu-mail.xlsx): 

        Trong cửa sổ Select Table chọn … và chọn OK như hình dưới:

Bước 4.5: Cách trộn văn bản, trộn thư Mail Merge trong Word 2016

Bước 5: Tại đây bạn thực hiện như sau: đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin ở file word la-thu-mail.docx -> tiếp theo chọn Mailings ->Insert Merge Field -> chọn trường thông tin phù hợp, ví dụ: họ tên thì chọn trường họ tên, … tương ứng theo hình dưới:

Bước 5: Cách trộn văn bản, trộn thư Mail Merge trong Word 2016

 

Hoặc bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải -> sau khi đã thêm xong bạn chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước xem trước thư như ở hình dưới:

Bước 5.1: Cách trộn văn bản, trộn thư Mail Merge trong Word 2016

Bước 6: Để thông tin được xuất hiện đúng trong vị trí của thư -> bạn nhấn chọn vào biểu tượng next và previous như hình dưới để xem từng thư (mỗi thư là 1 tên người, 1 địa chỉ tương ứng). Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác bạn chọn Next: Complete the merge:

Bước 6: Cách trộn văn bản, trộn thư Mail Merge trong Word 2016

Như vậy là bạn đã Trộn thư trong Word 2016 thành công. Từ giờ trở đi nếu bạn cần viết các giấy mời, thông báo, gửi thư cảm ơn... mà cần gửi tới nhiều người thì bạn chỉ cần thực hiện trộn thư như chúng tôi vừa hướng dẫn ở trên là sẽ thành công. Việc làm này giúp bạn rút ngắn được thời gian so với việc tự phải viết mỗi bức thư tới một người nhận một cách máy móc, thủ công.